Urząd Miejski w Nasielsku

1. Do zadań Wydziału Organizacji i Promocji należy w szczególności:

1) organizacja sprawnego funkcjonowania Urzędu, wnioskowanie w zakresie wprowadzania nowych metod i technik zarządzania,

2) prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza i publikacja zarządzeń w Biuletynie Informacji Publicznej,

3) prowadzenie rejestru umów,

4) prowadzenie rejestru skarg, rejestru wniosków oraz rejestru petycji wpływających do Burmistrza, koordynowanie spraw z zakresu przygotowywania odpowiedzi na skargi, wnioski i petycje, a także sprawozdawczość, analityka i przygotowywanie ocen w tym zakresie,

5) prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej, koordynowanie spraw w tym zakresie oraz przygotowywanie ostatecznych odpowiedzi na te wnioski,

6) opracowywanie i aktualizacja we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi kart informacyjnych opisujących usługi realizowane w tych komórkach, prowadzenie rejestru kart informacyjnych oraz publikacja kart w Biuletynie Informacji Publicznej,

7) opracowywanie i aktualizacja we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi druków i formularzy używanych w Urzędzie, których twórcami są pracownicy Urzędu, prowadzenie rejestru druków i formularzy oraz ich publikacja w Biuletynie Informacji Publicznej,

8) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,

9) administracyjno-gospodarcza obsługa Urzędu:
 a) nadzór nad utrzymywaniem porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
 b) prowadzenie adaptacji, remontów i napraw oraz konserwacja budynku Urzędu, pomieszczeń i inwentarza biurowego, dbanie o stan techniczny samochodu służbowego w Urzędzie,
 c) analiza kosztów funkcjonowania Urzędu,
 d) zabezpieczenie zaopatrzenia Urzędu w niezbędny sprzęt, wyposażenie i materiały eksploatacyjne, w tym materiały biurowe i kancelaryjne i środki czystości,

10) planowanie oraz uczestnictwo w postępowaniach o udzielanie zamówień publicznych na rzecz Urzędu,

11) obsługa informatyczna Urzędu:
 a) zapewnienie właściwego funkcjonowania Urzędu w zakresie informatyki, w tym ciągłości funkcjonowania sprzętu komputerowego na poszczególnych stanowiskach pracy,
 b) wdrażanie i nadzór nad działaniem oprogramowania będącego na wyposażeniu Urzędu,
 c) uzupełnianie rejestru sprzętu i oprogramowania komputerowego, który prowadzi komórka organizacyjna odpowiedzialna za kartoteki środków trwałych i pozostałych środków trwałych (w aplikacji do prowadzenia środków trwałych) o charakterystyczne cechy sprzętu i oprogramowania komputerowego (nr seryjny, nr klucza, nr licencji itp.),
 d) prowadzenie prac dotyczących rozwoju informatyzacji Urzędu,
 e) prowadzenie prac dotyczących rozwoju sieci komputerowej uwzględniającej potrzeby jednostek wyodrębnionych organizacyjnie oraz mieszkańców,
 f) prognozowanie potrzeb w zakresie zakupu sprzętu i oprogramowania komputerowego,
 g) zapewnienie serwisu dla sprzętu komputerowego funkcjonującego w Urzędzie oraz doradztwa informatycznego dla pracowników Urzędu,
 h) zapewnienie ochrony danych zawartych w głównej oraz lokalnych bazach danych zapisanych w pamięci komputerów w Urzędzie,
 i) administrowanie siecią komputerową Urzędu, w tym zarządzanie systemem dostępu do zbiorów danych oraz zapewnienie prawidłowej realizacji ustaw i przepisów szczególnych w tym zakresie,
 j) administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej, stroną internetową Urzędu oraz oficjalną stroną Urzędu na portalu Facebook, 
 k) administrowanie pocztą elektroniczną Urzędu oraz platformą ePUAP,
 l) przesyłanie otrzymanych od komórek organizacyjnych aktów prawnych do publikacji w Elektronicznym Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego,

12) prowadzenie spraw z zakresu przynależności Gminy do związków międzygminnych, fundacji i stowarzyszeń,

13) udział w pracach związanych z organizacją i obsługą administracyjno-techniczną wyborów Prezydenta RP, do Sejmu RP, do Senatu RP, do Parlamentu Europejskiego, do Sejmiku Województwa Mazowieckiego, do Rady Powiatu Nowodworskiego, do Rady Miejskiej w Nasielsku, Burmistrza Nasielska oraz referendów, a także prowadzenie spraw związanych z wyborami Sołtysów i do Rad Sołeckich w Gminie,

14) sprawozdawczość zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie prowadzonych spraw,

15) współpraca z jednostkami działającymi na terenie Gminy w zakresie opieki społecznej i ochrony zdrowia, w tym zakresie spraw dotyczących osób niepełnosprawnych oraz Programu Przemocy w Rodzinie,

16) prowadzenie spraw z zakresu opieki zdrowotnej na terenie Gminy:
 a) przygotowywanie dokumentacji związanej z tworzeniem, przekształcaniem oraz likwidacją zakładów opieki zdrowotnej,
 b) współdziałanie z publicznymi i niepublicznymi zakładami opieki zdrowotnej przy planowaniu rozwoju placówek służby zdrowia,
 c) podejmowanie działań dla poprawy dostępności do świadczeń medycznych dla mieszkańców,
 d) prowadzenie dokumentacji i obsługa administracyjna Rady Społecznej Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej,

17) prowadzenie spraw z zakresu współpracy ze środowiskami, instytucjami życia publicznego i stowarzyszeniami w zakresie inicjatyw społecznych, działalności społecznej, profilaktyki i promocji zdrowia,

18) prowadzenie spraw z zakresu kultury, w szczególności:
 a) przygotowywanie dokumentacji w zakresie tworzenia, łączenia, przekształcania i znoszenia bibliotek oraz nadawania im statutów,
 b) nadzór nad bibliotekami publicznymi,
 c) realizacja zadań z zakresu ochrony dóbr kultury i muzeów,
 d) nadzór nad instytucjami kultury,
 e) prowadzenie rejestru instytucji kultury,

19) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie monitoringu rynku pracy,

20) przyjmowanie wniosków CEIDG-1 dot. działalności gospodarczej,

21) współpraca z instytucjami zewnętrznymi w zakresie działalności gospodarczej,

22) prowadzenie spraw związanych z zezwoleniami na sprzedaż napojów alkoholowych,

23) kontrola wykonania wydanych decyzji,

24) inicjowanie i utrzymywanie bieżących kontaktów z organizacjami zrzeszającymi przedsiębiorców na terenie Gminy,

25) realizacja zadań wynikających z ustawy o transporcie drogowym:
 a) udzielanie licencji, odmowa udzielenia licencji, zmiana licencji i cofnięcie licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką,
 b) udzielanie zezwoleń, odmowa udzielenia zezwolenia, zmiana zezwolenia i cofnięcie zezwolenia na przewozy regularne oraz przewozy regularne specjalne w krajowym transporcie drogowym w granicach gminy Nasielsk,

26) realizacja zadań w zakresie publicznego transportu zbiorowego,

27) opracowywanie corocznych projektów gminnych programów zapobiegania uzależnieniom oraz prowadzenie ich konsultacji,

28) realizacja gminnych programów zapobiegania uzależnieniom, w tym przygotowywanie i ogłaszanie konkursu ofert na wykonanie zadań z zakresu gminnych programów,

29) sprawozdawczość w zakresie realizacji gminnych programów zapobiegania uzależnieniom,

30) współpraca i nadzór nad realizacją gminnych programów zapobiegania uzależnieniom,

31) prowadzenie spraw dotyczących rozwiązywania problemów związanych z alkoholizmem i jego skutkami oraz narkomanią.

2. W ramach Wydziału tworzy się Biuro Rady, do którego zadań należy w szczególności:

1) organizacyjno-techniczna obsługa prac Rady oraz Komisji Rady,

2) prowadzenia rejestrów protokołów, aktów prawnych Rady oraz interpelacji i zapytań radnych,

3) pomoc techniczna, administracyjna i organizacyjna dla radnych w sprawowaniu ich funkcji,

4) przygotowywanie materiałów na sesje Rady,

5) opracowywanie materiałów i protokołów z sesji Rady i posiedzeń Komisji Rady,

6) wysyłanie uchwał Rady do Wojewody Mazowieckiego i Regionalnej Izby Obrachunkowej oraz ich publikacja w Biuletynie Informacji Publicznej,

7) rejestrowanie interpelacji radnych, zapytań, wniosków i przekazywanie ich Burmistrzowi,

8) prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz petycji wpływających do Rady,

9) przyjmowanie oświadczeń majątkowych radnych,

10) prowadzenie spraw z zakresu wyborów ławników do sądów powszechnych oraz sądów pracy i ubezpieczeń społecznych.

3. W ramach Wydziału tworzy się Referat Promocji Gminy, do którego zadań należy w szczególności:

1) opracowywanie oraz koordynacja działań z zakresu komunikacji społecznej i informacyjnej, w tym:
 a) planowanie działań w celu zapewnienia efektywnego przebiegu procesu informowania,
 b) przygotowanie oraz redagowanie informacji i materiałów informacyjnych, w szczególności dla mediów na temat działalności Urzędu i władz Gminy,
 c) nadzorowanie odpowiedzi udzielanych na zapytania mediów,
 d) autoryzacja wywiadów,
 e) przygotowywanie sprostowań, polemik i komunikatów,
 f) bieżący monitoring mediów oraz dokonywanie oceny informacji prasowych,
 g) sporządzanie informacji dotyczących działań i pracy Urzędu,
 h) bieżące informowanie Kierownictwa Urzędu o ważnych informacjach zamieszczanych w mediach na temat Gminy,
 i) nadzór nad wykorzystaniem kanałów informacji z zainteresowanymi grupami,
 j) prowadzenie, redagowanie oraz bieżąca aktualizacja strony internetowej Urzędu,
 k) nadzór merytoryczny i bieżąca aktualizacja profilu Urzędu w mediach społecznościowych,
 l) pozyskiwanie oraz opracowywanie informacji w celu ich dalszego udostępniania za pośrednictwem strony internetowej Urzędu i na profilu Urzędu w mediach społecznościowych,
 m) publikowanie przychodzących z zewnątrz aktualności i ważnych informacji na stronie internetowej Urzędu i na profilu Urzędu w mediach społecznościowych,
 n) redagowanie newslettera oraz obsługa Nasielskiego Informacyjnego Systemu SMS, 
 w tym wysyłanie powiadomień sms,
 o) współpraca z mediami lokalnymi, regionalnymi, ogólnopolskimi i branżowymi, 
 w szczególności w zakresie patronatów medialnych, porozumień, umów, płatnych ogłoszeń,
 p) utrzymywanie kontaktów z przedstawicielami mediów,
 q) planowanie oraz rozwój serwisów internetowych Urzędu,
 r) obsługa medialna wydarzeń gminnych,
 s) realizacja badań marketingowych wśród mieszkańców oraz interesantów Urzędu,
 t) prowadzenie zadań związanych z komunikacją wewnętrzną w Urzędzie,

2) organizacja oraz wdrażanie efektywnych działań związanych z promocją zewnętrzną i wewnętrzną Gminy, w tym
 a) realizacja za pomocą dostępnych metod i środków polityki promocyjnej zmierzającej do kreowania pozytywnego wizerunku Gminy,
 b) prezentacja osiągnięć oraz walorów Gminy,
 c) działania na rzecz propagowania historii Gminy i promowanie wybitnych osiągnięć mieszkańców Gminy dokonanych na arenie krajowej i międzynarodowej,
 d) opracowywanie i wdrażanie działań mających na celu aktywizację społeczności lokalnej, w szczególności promujących ideę dialogu społecznego oraz społeczeństwa obywatelskiego,
 e) prowadzenie akcji informacyjno-promocyjnych oraz kampanii społecznych,
 f) współpraca z organami administracji rządowej i samorządowej, stowarzyszeniami i organizacjami branżowymi, a także instytucjami społecznymi, kulturalnymi i naukowymi w celu podejmowania wspólnych  przedsięwzięć promocyjnych Gminy,
 g) współpraca z instytucjami zajmującymi się promocją gospodarczą miast, gmin i firm,
 h) opracowywanie i dystrybucja materiałów promocyjnych, reklamowych i informacyjnych przeznaczonych na użytek wydawniczy oraz produkcja nieskomplikowanych wydawnictw graficznych,
 i) opiniowanie innych publikacji dotyczących Gminy przygotowywanych przez komórki organizacyjne Urzędu,
 j) opracowywanie oraz dystrybucja gadżetów promocyjnych,
 k) prowadzenie akcji promocyjnych skierowanych do określonych grup adresatów (np. przedsiębiorców, mieszkańców, turystów),
 l) współpraca z organizacjami pozarządowymi, stowarzyszeniami, fundacjami oraz innymi podmiotami działającymi na terenie Gminy w szczególności polegająca na promocji ich działalności skierowanej do mieszkańców Gminy, 
 m) promowanie ofert gospodarczych uwzględniających zamierzenia rozwoju Gminy,
 n) organizacja, uczestniczenie, obsługa i nadzorowanie wydarzeń o charakterze promocyjnym,
 o) rozpatrywanie wniosków i ofert w zakresie promocji i wizerunku oraz prowadzenie korespondencji w celu pozyskania dodatkowych projektów, wspomagających proces komunikacji marketingowej Gminy,
 p) prowadzenie negocjacji, spotkań z instytucjami, kontrahentami zewnętrznymi i sponsorami w zakresie ustalenia zasad współpracy w ramach promocji Gminy, opracowywanie i przedkładanie do akceptacji projektów i zleceń,
 q) współpraca z właściwą komórką organizacyjną Urzędu w zakresie właściwego kreowania wizerunku siedziby Urzędu,
 r) organizacja i wdrażanie działań związanych z promocją Gminy z wykorzystaniem zewnętrznych nośników informacji (np. billboardy, tablice informacyjne, tablice świetlne),
 s) prowadzenie działań promocyjnych z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi teleinformatycznych (np. obsługa aplikacji mobilnej),
 t) organizacja i przeprowadzanie konkursów gminnych,
 u) udział w rankingach, plebiscytach, wystawach, seminariach i konkursach mających na celu promocję i umacnianie marki Gminy,
 v) przygotowywanie prezentacji promocyjnych Gminy,
 w) organizacja spotkań prezentujących problematykę i osiągnięcia Gminy oraz współorganizacja spotkań Burmistrza z mieszkańcami,
 x) przeprowadzanie analiz, opiniowanie planów i opracowań dotyczących rozwoju Gminy,
 y) przygotowywanie materiałów do programów i strategii rozwoju Gminy,
 z) archiwizowanie materiałów fotograficznych dotyczących działań samorządu Gminy,

3) prowadzenie działań związanych z organizacją imprez i uroczystości, w tym:
 a) organizacja i koordynacja organizacji imprez i uroczystości gminnych,
 b) przygotowywanie dokumentacji fotograficznej imprez i uroczystości gminnych,
 c) koordynacja przedsięwzięć okazjonalnych, imprez sołeckich,
 d) współpraca z parafiami przy organizacji imprez, uroczystości i wydarzeń kościelnych i religijnych,
 e) współpraca z Policją, Strażą Pożarną, służbą zdrowia, jednostkami organizacyjnymi Gminy oraz innymi instytucjami i organizacjami przy organizacji imprez i uroczystości,
 f) udział w uroczystościach i imprezach na terenie Gminy, organizowanych przez Urząd, odbywających się pod patronatem Burmistrza oraz ze wsparciem finansowym lub pozafinansowym Urzędu,

4) prowadzenie spraw dotyczących współpracy zagranicznej Gminy, w tym:
 a) podtrzymywanie kontaktów i wymiana informacji z gminami zaprzyjaźnionymi i partnerskimi,
 b) prowadzenie korespondencji,
 c) przygotowywanie i konsultowanie projektów porozumień i umów partnerskich,
 d) organizacja i obsługa wyjazdów zagranicznych oficjalnych delegacji,
 e) inicjowanie wspólnych przedsięwzięć o międzynarodowym charakterze z udziałem w ich realizacji,

5) prowadzenie spraw związanych z patronatem Burmistrza,

6) prowadzenie spraw związanych z symbolami Gminy oraz spójnym systemem identyfikacji wizualnej Gminy,

7) przygotowywanie listów okolicznościowych, zaproszeń, życzeń, podziękowań i wystąpień Burmistrza,

8) opracowywanie corocznych projektów programów współpracy z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego oraz prowadzenie ich konsultacji,

9) realizacja programów współpracy z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego, tym przygotowywanie i ogłaszanie konkursów ofert na wykonanie zadań z zakresu programów,

10) sprawozdawczość w zakresie realizacji programów współpracy z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego,

11) prowadzenie spraw z zakresu kultury fizycznej, sportu, turystyki i rekreacji,

12) koordynacja działań w zakresie inicjatywy lokalnej,

13) pozyskiwanie środków zewnętrznych na projekty inne niż inwestycyjne,

14) obsługa administracyjna Gminnej Rady Sportu,

15) obsługa administracyjna Młodzieżowej Rady Miejskiej.