Urząd Miejski w Nasielsku

Do zadań Kancelarii Burmistrza należy w szczególności:

1) prowadzenie i obsługa Sekretariatu Burmistrza, poprzez prowadzenie czynności kancelaryjno-technicznych oraz zarządzanie czasem Burmistrza i Zastępcy – prowadzenie kalendarza,

2) organizowanie narad, zebrań, posiedzeń i spotkań prowadzonych przez Kierownictwo Urzędu oraz ich obsługa techniczno-biurowa, w tym sporządzanie protokołów, notatek,

3) organizowanie wizyt i delegacji służbowych Burmistrza i Zastępcy,

4) zapewnianie reprezentacji Burmistrza, Zastępcy, Sekretarza, Skarbnika lub innej wyznaczonej osoby na wydarzeniach o charakterze kulturalnym, sportowym i społecznym o zasięgu lokalnym, regionalnym i ogólnopolskim,

5) redagowanie odpowiedzi na oficjalne listy oraz zaproszenia nadsyłane do Burmistrza,

6) przyjmowanie interesantów, w szczególności w zakresie skarg i wniosków, pracowników Urzędu, gości i przedstawicieli mediów oraz udzielanie im informacji,

7) przyjmowanie i łączenie telefonów do Burmistrza i Zastępcy,

8) przekierowywanie telefonów z centrali do komórek organizacyjnych oraz innych podmiotów mających siedzibę w budynku Urzędu,

9) opracowywanie informacji z pracy Burmistrza dla potrzeb Rady lub innych podmiotów,

10) współorganizacja spotkań Burmistrza z mieszkańcami,

11) realizacja zadań w zakresie obsługi interesantów Urzędu – obsługa kancelaryjna Urzędu oraz realizacja zadań związanych ze sprawnym obiegiem dokumentów i informacji między Kancelarią Burmistrza a komórkami organizacyjnymi i interesantami zewnętrznymi, w tym w szczególności:

a) przyjmowanie, kwalifikowanie korespondencji wpływającej do Urzędu, w tym składanej bezpośrednio przez interesantów, wstępne sprawdzanie jej kompletności oraz jej rejestracja, również w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) wspomagającym obieg dokumentów,

b) przekazywanie po dekretacji korespondencji do właściwych komórek organizacyjnych lub gminnych jednostek organizacyjnych,

c) przekazywanie zgodnie z właściwością korespondencji wysłanej do Urzędu jako
do niewłaściwej jednostki,

d) wysyłanie korespondencji i przesyłek Urzędu,

e) obsługa poczty elektronicznej: z głównego adresu Urzędu oraz z indywidualnych skrzynek – rejestracja i przekazywanie do właściwych komórek organizacyjnych,

f) udzielanie informacji o rodzaju, miejscu i trybie załatwiania spraw w Urzędzie, kierowanie interesantów do właściwych komórek organizacyjnych i merytorycznych pracowników,

g) udzielanie informacji o strukturze Urzędu i organów Gminy, gminnych jednostkach organizacyjnych i jednostkach pomocniczych,

h) wydawanie interesantom druków i formularzy niezbędnych do załatwienia spraw,

i) rozpowszechnianie materiałów promocyjnych, reklamowych i wydawnictw,

12) realizacja czynności wynikających z umowy oświadczenie usług pocztowych,

13) tworzenie dobrej atmosfery i wizerunku przyjaznego Urzędu,

14) dbałość o funkcjonalność, porządek i estetykę Sekretariatu Burmistrza, gabinetów Burmistrza i Zastępcy oraz Biura Obsługi Interesantów,

15) realizacja zadań w zakresie Miejsko-Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych – obsługa biurowa i nadzór, wykonywanie innych prac i czynności związanych z realizacja zadań Kancelarii Burmistrza zleconych przez Kierownictwo Urzędu.